Xác định chi phí được trừ là bài toán “xương sống” trong việc tính thuế TNDN. Một khoản chi bị loại có thể làm tăng số thuế phải nộp lên đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và dòng tiền của doanh nghiệp. Đây cũng là nội dung mà cơ quan thuế thường xuyên tập trung thanh tra, kiểm tra. Luật Thuế TNDN 2025 và các văn bản hướng dẫn đã tiếp tục làm rõ và siết chặt các quy định này. Để giúp doanh nghiệp tránh những sai sót đáng tiếc, Glad tax đã tổng hợp và phân tích danh mục các khoản chi phí không được trừ cập nhật mới nhất.
Nguyên tắc vàng: 3 Điều kiện để một khoản chi được trừ
Trước khi đi vào danh mục chi tiết, hãy luôn ghi nhớ 3 điều kiện cốt lõi mà một khoản chi phí phải đáp ứng đồng thời để được coi là hợp lệ:
- Thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá từ 5 triệu đồng trở lên (theo Luật GTGT mới) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Nếu một khoản chi vi phạm dù chỉ một trong ba nguyên tắc trên, nó sẽ bị loại.
Danh mục chi tiết các khoản chi phí không được trừ (Cập nhật 2025)
Dưới đây là những khoản chi tiêu biểu và thường gặp nhất mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
1. Chi phí lãi vay vượt mức quy định (Điểm nóng cần lưu ý)
Đây là một trong những khoản chi bị kiểm soát chặt chẽ nhất.
- Đối với giao dịch liên kết: Tổng chi phí lãi vay (sau khi đã bù trừ với lãi tiền gửi, lãi cho vay) được trừ khi tính thuế TNDN không được vượt quá 30% của tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh trong kỳ cộng chi phí lãi vay, chi phí khấu hao trong kỳ (EBITDA). Phần chi phí lãi vay vượt quá 30% EBITDA sẽ không được trừ và được chuyển sang kỳ tính thuế tiếp theo (thời gian chuyển không quá 05 năm).
- Đối với khoản vay từ cá nhân hoặc tổ chức không phải tổ chức tín dụng: Chi phí lãi vay tương ứng với phần vốn vay vượt quá 1,5 lần vốn điều lệ (đối với doanh nghiệp tư nhân là vốn đầu tư) sẽ không được trừ.
2. Chi phí khấu hao tài sản cố định không đúng quy định
- Khấu hao của TSCĐ không được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Khấu hao của TSCĐ không có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của doanh nghiệp.
- Khấu hao vượt mức quy định của Bộ Tài chính (ví dụ: đăng ký khấu hao 5 năm nhưng trích khấu hao trong 3 năm).
- Khấu hao đối với TSCĐ đã khấu hao hết giá trị.
3. Chi phí tiền lương, tiền công không hợp lệ
- Tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng thực tế chưa chi hoặc không có chứng từ thanh toán. (Lưu ý: Doanh nghiệp được phép tính vào chi phí được trừ nếu chi trả trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm).
- Các khoản tiền lương, tiền thưởng, mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính, Quy chế thưởng…
4. Chi cho người lao động vượt mức quy định
- Chi trang phục: Phần chi bằng tiền vượt quá 05 triệu đồng/người/năm. Nếu chi bằng hiện vật thì được tính toàn bộ vào chi phí được trừ.
- Chi cho quỹ hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ: Phần chi vượt quá 03 triệu đồng/tháng/người.
- Chi phúc lợi trực tiếp: Tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi (hiếu, hỷ, nghỉ mát, hỗ trợ gia đình…) không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.
5. Các khoản phạt và chi phí không có hóa đơn, chứng từ
- Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính: Bao gồm phạt vi phạm luật giao thông, phạt vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, phạt vi phạm về kế toán, hóa đơn, và đặc biệt là phạt do chậm nộp thuế.
- Phần chi phí quản lý kinh doanh do công ty nước ngoài phân bổ cho cơ sở thường trú tại Việt Nam vượt mức tính theo công thức của pháp luật Việt Nam.
- Các khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế (trừ một số trường hợp đặc biệt).
6. Các khoản chi khác
- Chi tài trợ (trừ tài trợ cho giáo dục, y tế, khắc phục hậu quả thiên tai, làm nhà tình nghĩa… theo đúng đối tượng và thủ tục).
- Chi phí do các bên tham gia liên doanh, liên kết tài trợ mà không phải là chi phí của doanh nghiệp.
Lời khuyên từ Glad tax: Phòng bệnh hơn chữa bệnh
Để tránh bị loại chi phí một cách đáng tiếc, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ:
- Xây dựng quy chế tài chính rõ ràng: Quy định cụ thể về các định mức chi tiêu, điều kiện hưởng lương, thưởng, phúc lợi.
- Chuẩn hóa quy trình chứng từ: Yêu cầu mọi khoản chi đều phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch từ 5 triệu đồng.
- Tổ chức lưu trữ khoa học: Sắp xếp và lưu trữ chứng từ một cách khoa học để dễ dàng tra cứu và giải trình khi cần.
- Thường xuyên cập nhật chính sách: Cử cán bộ kế toán tham gia các lớp cập nhật chính sách thuế để nắm bắt kịp thời các thay đổi.
Việc quản lý chặt chẽ chi phí đầu vào không chỉ giúp bạn tối ưu hóa số thuế TNDN phải nộp mà còn là nền tảng cho một hệ thống tài chính – kế toán minh bạch, bền vững.
Việc rà soát và phân loại hàng trăm, hàng nghìn khoản chi phí để đảm bảo tính hợp lệ là một công việc phức tạp và tốn nhiều thời gian. Nếu bạn muốn có một “bức tường lửa” vững chắc bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro về thuế, hãy để các chuyên gia của Glad tax giúp bạn.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn, rà soát sổ sách kế toán chuyên nghiệp. Liên hệ ngay!
Hotline: 0936 788 266
