Ngành xây dựng với đặc thù chi phí phức tạp, chu kỳ kinh doanh kéo dài luôn nằm trong “tầm ngắm” của cơ quan thuế. Nắm vững những rủi ro tiềm ẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản truy thu và phạt không đáng có, mà còn là nền tảng cho một hệ thống kế toán – tài chính vững mạnh. Dưới đây, Glad Tax đã tổng hợp 30 “điểm nóng” quan trọng nhất mà mọi chủ doanh nghiệp và kế toán xây dựng cần đặc biệt lưu tâm.
1 Nhóm Rủi Ro Về Chi Phí Nhân Công
1. Rủi ro: Hồ sơ nhân công thời vụ không đầy đủ.
Phòng tránh: Lập checklist hồ sơ bắt buộc (HĐ, CMND/CCCD, Bảng kê, Chữ ký), kiểm tra kỹ trước khi thanh toán. Lưu trữ bản scan/photo.
2. Rủi ro: Không khấu trừ 10% thuế TNCN cho khoản chi >= 2 triệu/lần.
Phòng tránh: Lập tức khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi chi trả. Lập và nộp tờ khai thuế cho cơ quan thuế đúng hạn.
3. Rủi ro: Bảng lương không khớp với nhật ký thi công hoặc thực tế công trường.
Phòng tránh: Đối chiếu chéo Bảng chấm công, nhật ký thi công và bảng lương hàng ngày/tuần. Yêu cầu giám sát công trường ký xác nhận.
4. Rủi ro: Hợp đồng giao khoán mang tính hình thức, không có nghiệm thu chi tiết.
Phòng tránh: Soạn thảo hợp đồng chi tiết, có khối lượng, đơn giá rõ ràng. Lập biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành thực tế.
5. Rủi ro: Chi lương tiền mặt giá trị lớn, chứng từ ký nhận sơ sài.
Phòng tránh: Ưu tiên thanh toán qua ngân hàng. Nếu chi tiền mặt, phải có bảng kê ký nhận của từng người, không ký thay.
6. Rủi ro: Hạch toán lương cho người không làm việc thực tế.
Phòng tránh: Chỉ hạch toán lương cho lao động có trong danh sách đã được giám sát công trường xác nhận làm việc hàng ngày.
2 Nhóm Rủi Ro Về Nguyên Vật Liệu & Máy Thi Công
7. Rủi ro: Định mức tiêu hao NVL cao bất thường so với quy định hoặc thực tế.
Phòng tránh: Xây dựng định mức tiêu hao nội bộ. Lập biên bản giải trình chi tiết nếu có chênh lệch lớn so với định mức nhà nước.
8. Rủi ro: Xuất vật tư không có phiếu xuất kho, không theo dõi chi tiết.
Phòng tránh: Bắt buộc lập Phiếu xuất kho cho mọi lần xuất vật tư, ghi rõ công trình sử dụng. Thủ kho và người nhận phải ký.
9. Rủi ro: Hóa đơn mua vật tư từ doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế.
Phòng tránh: Tra cứu thông tin nhà cung cấp trên trang của Tổng cục Thuế trước khi giao dịch. Lưu lại kết quả tra cứu.
10. Rủi ro: Chi phí thuê máy móc không có hợp đồng, nhật ký ca máy.
Phòng tránh: Luôn lập hợp đồng thuê máy, biên bản bàn giao và nhật ký ca máy được ký xác nhận hàng ngày.
11. Rủi ro: Khấu hao TSCĐ không phục vụ trực tiếp cho hoạt động thi công.
Phòng tránh: Phân bổ chi phí khấu hao chính xác. Chỉ những TSCĐ phục vụ trực tiếp tại công trường mới được tính vào chi phí.
12. Rủi ro: Chi phí vận chuyển vật tư thiếu chứng từ hợp lệ.
Phòng tránh: Yêu cầu đầy đủ: Hợp đồng vận chuyển, hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận hàng hóa.
13. Rủi ro: Mua vật tư với giá cao bất thường so với giá thị trường.
Phòng tránh: Lập bộ hồ sơ mua hàng gồm ít nhất 3 báo giá của các nhà cung cấp khác nhau để chứng minh giá mua là hợp lý.
3 Nhóm Rủi Ro Về Doanh Thu & Giá Vốn
14. Rủi ro: Xuất hóa đơn sai thời điểm (chậm hơn so với thời điểm nghiệm thu).
Phòng tránh: Xuất hóa đơn ngay tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao. Theo dõi chặt chẽ tiến độ nghiệm thu để xuất hóa đơn kịp thời.
15. Rủi ro: Doanh thu trên sổ sách không khớp với doanh thu đã kê khai thuế.
Phòng tránh: Đối chiếu sổ cái TK 511 và tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý. Tìm và điều chỉnh ngay sai lệch.
16. Rủi ro: Không xuất hóa đơn cho các công trình đã hoàn thành, bàn giao.
Phòng tránh: Bắt buộc xuất hóa đơn cho mọi công trình đã hoàn thành, kể cả khi chưa thu được tiền của chủ đầu tư.
17. Rủi ro: Tập hợp chi phí dở dang (TK 154) không chi tiết theo từng công trình.
Phòng tránh: Mở mã theo dõi chi tiết TK 154 cho từng công trình. Mọi chi phí phải được phân bổ chính xác vào đúng mã công trình.
18. Rủi ro: Kết chuyển giá vốn (TK 632) không tương ứng với doanh thu.
Phòng tránh: Khi ghi nhận doanh thu cho hạng mục nào, phải kết chuyển chính xác chi phí dở dang của hạng mục đó sang giá vốn.
19. Rủi ro: “Điều chuyển” chi phí giữa các công trình để làm giảm thuế TNDN.
Phòng tránh: Tuyệt đối không chuyển chi phí giữa các công trình. Tập hợp chi phí nào, cho công trình nào phải trung thực và chính xác.
20. Rủi ro: Các khoản chiết khấu, giảm trừ doanh thu không có trong hợp đồng.
Phòng tránh: Mọi khoản chiết khấu, giảm giá phải được quy định rõ trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng đã ký kết.
4 Nhóm Rủi Ro Về Chi Phí Khác, Hóa Đơn & Chứng Từ
21. Rủi ro: Giao dịch với bên liên kết có giá không theo giá thị trường.
Phòng tránh: Xây dựng bộ hồ sơ chứng minh giá giao dịch là hợp lý. Kê khai giao dịch liên kết đầy đủ, đúng hạn.
22. Rủi ro: Chi phí lãi vay vượt mức khống chế theo quy định.
Phòng tránh: Theo dõi chi phí lãi vay và xác định chính xác phần chi phí được trừ theo quy định (không quá 30% EBITDA).
23. Rủi ro: Chi phí công tác phí không có quy chế tài chính rõ ràng.
Phòng tránh: Xây dựng Quy chế tài chính, quy định rõ định mức công tác phí. Yêu cầu nhân viên nộp đủ chứng từ hợp lệ.
24. Rủi ro: Thuê tài sản của cá nhân không có đủ hồ sơ hợp lệ.
Phòng tránh: Lập hợp đồng thuê chi tiết. Yêu cầu chủ nhà cung cấp hồ sơ và nộp các loại thuế liên quan thay cho họ.
25. Rủi ro: Hạch toán các khoản chi không phục vụ hoạt động SXKD.
Phòng tránh: Phân loại và loại bỏ ngay các khoản chi phí cá nhân, không hợp lệ, không đưa vào sổ sách công ty.
26. Rủi ro: Sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp đã ngừng hoạt động, bỏ trốn.
Phòng tránh: Luôn tra cứu thông tin nhà cung cấp trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế trước khi giao dịch.
27. Rủi ro: Hóa đơn đầu vào ghi thiếu hoặc sai các nội dung bắt buộc.
Phòng tránh: Kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn trước khi nhận, yêu cầu xuất hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh nếu có sai sót.
28. Rủi ro: Chi >= 5 triệu không thanh toán qua ngân hàng.
Phòng tránh: Bắt buộc chuyển khoản ngân hàng cho mọi hóa đơn có tổng giá trị thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên.
29. Rủi ro: Hạch toán chi phí chỉ dựa trên hợp đồng mà không có hóa đơn GTGT.
Phòng tránh: Mọi khoản chi phí được trừ phải có hóa đơn GTGT hợp pháp (trừ một số trường hợp được lập bảng kê).
30. Rủi ro: Sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp, hợp lệ.
Phòng tránh: Luôn tra cứu thông tin hóa đơn, trạng thái hoạt động của nhà cung cấp trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế trước khi hạch toán.
Kết Luận
Việc xây dựng một hệ thống kế toán chặt chẽ và tuân thủ pháp luật là “chìa khóa vàng” giúp doanh nghiệp xây dựng phát triển bền vững. Hy vọng 30 lưu ý trên sẽ là cẩm nang hữu ích cho quý doanh nghiệp.
Bạn cần tư vấn chuyên sâu hơn?
Đội ngũ chuyên gia của Glad Tax luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và xây dựng giải pháp kế toán – thuế tối ưu nhất.
