Chi phí phúc lợi cho nhân viên không chỉ là công cụ để xây dựng văn hóa doanh nghiệp và giữ chân người tài, mà còn là một khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Tuy nhiên, đây là một khoản chi có điều kiện, bị giới hạn bởi một “mức khống chế” mà nếu không nắm vững, doanh nghiệp rất dễ bị loại chi phí khi quyết toán. Vậy, những khoản chi nào được coi là chi phúc lợi? Mức khống chế “01 tháng lương bình quân” được tính như thế nào? Hãy cùng Glad tax làm sáng tỏ mọi vấn đề trong bài viết này.
1. Những khoản chi nào được xem là “Chi phúc lợi trực tiếp”?
Theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC và Thông tư 25/2018/TT-BTC, các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động bao gồm, nhưng không giới hạn ở:
- Chi hiếu, hỷ: Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động.
- Chi nghỉ mát, du lịch: Chi phí cho các chuyến đi nghỉ mát, du lịch, team building cho nhân viên.
- Chi hỗ trợ điều trị bệnh: Chi hỗ trợ, điều trị bệnh tật cho người lao động và thân nhân.
- Chi hỗ trợ khó khăn: Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau.
- Chi khen thưởng con cái: Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập.
- Chi hỗ trợ đi lại: Chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động.
- Các khoản chi phúc lợi khác: Bất kỳ khoản chi nào khác có tính chất phúc lợi, được quy định cụ thể tại một trong các văn bản sau: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính, Quy chế thưởng của công ty.
Glad tax lưu ý: Việc xây dựng một Quy chế tài chính hoặc Quy chế phúc lợi rõ ràng, chi tiết là điều kiện tiên quyết để hợp pháp hóa các khoản chi này.
2. “Quy tắc vàng”: Mức khống chế 01 tháng lương bình quân
Đây là quy tắc quan trọng nhất mà mọi kế toán phải thuộc lòng:
Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
Điều này có nghĩa là, nếu tổng các khoản chi phúc lợi trong năm của bạn vượt quá mức trần này, phần vượt đó sẽ bị loại ra khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
3. Hướng dẫn tính mức khống chế (Cực kỳ chi tiết)
Để xác định mức khống chế, bạn cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xác định “Quỹ lương thực tế thực hiện” trong năm
Đây là tổng số tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất lương mà doanh nghiệp đã thực tế chi trả cho người lao động trong năm quyết toán, được tính đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm.
- Công thức: Quỹ lương thực tế thực hiện = Tổng tiền lương đã trả trong năm (Lấy số liệu từ Sổ chi tiết TK 334).
Bước 2: Tính “01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện”
Đây chính là con số “mức khống chế” mà bạn cần tìm.
- Công thức: Mức khống chế = Quỹ lương thực tế thực hiện trong năm / 12 tháng
Ví dụ thực tế:
Năm 2025, Công ty TNHH Glad tax có các số liệu sau:
- Tổng quỹ lương thực tế đã chi trả cho nhân viên trong năm 2025 là: 3.600.000.000 VNĐ.
- Tổng các khoản chi phúc lợi thực tế phát sinh trong năm (có đầy đủ hóa đơn, chứng từ) là: 350.000.000 VNĐ.
Tính toán mức khống chế:
- Quỹ lương thực tế thực hiện: 3.600.000.000 VNĐ.
- Mức khống chế chi phúc lợi (01 tháng lương bình quân):
3.600.000.000 / 12 = 300.000.000 VNĐ.
Xác định chi phí được trừ:
- Tổng chi phúc lợi thực tế (350.000.000 VNĐ) lớn hơn Mức khống chế (300.000.000 VNĐ).
- => Chi phí phúc lợi được trừ: 300.000.000 VNĐ.
- => Phần chi phí phúc lợi không được trừ: 350.000.000 – 300.000.000 = 50.000.000 VNĐ.
Phần 50.000.000 VNĐ này sẽ được đưa vào chỉ tiêu B4 – “Các khoản chi không được trừ” trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu 03/TNDN.
4. Hạch toán và Hồ sơ cần chuẩn bị
Cách hạch toán:
- Khi phát sinh các khoản chi phúc lợi, kế toán hạch toán bình thường vào các tài khoản chi phí tương ứng (TK 641, 642…).
- Việc loại trừ phần chi phí vượt mức khống chế là một bút toán điều chỉnh khi lập Tờ khai quyết toán thuế TNDN, không hạch toán trên sổ sách kế toán.
Hồ sơ cần có:
Để chứng minh tính hợp lệ của các khoản chi này, bạn bắt buộc phải có:
- [ ] Quy chế tài chính hoặc Quy chế phúc lợi của công ty (quan trọng nhất).
- [ ] Hóa đơn, chứng từ hợp pháp cho từng khoản chi.
- [ ] Quyết định chi, danh sách nhân viên được hưởng cho mỗi đợt chi.
- [ ] Bảng lương, hợp đồng lao động để làm cơ sở tính quỹ lương.
Chi phúc lợi là một khoản chi “nhạy cảm”. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tính toán đúng mức khống chế sẽ giúp doanh nghiệp tự tin giải trình với cơ quan thuế và bảo vệ tối đa lợi ích của mình.
Việc xây dựng một quy chế phúc lợi chặt chẽ và theo dõi, tính toán các khoản chi này đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về cả luật lao động và luật thuế. Nếu bạn cần hỗ trợ để xây dựng quy chế hoặc rà soát lại các khoản chi phí của mình, Glad tax luôn sẵn lòng giúp đỡ.
Liên hệ với chúng tôi để nhận được sự tư vấn chuyên nghiệp và hiệu quả!
Hotline: 0936 788 266
