Quyết toán thuế TNDN là “trận chiến” lớn nhất trong năm của mỗi kế toán. Một kỳ quyết toán thành công không chỉ nằm ở việc nộp đúng hạn Tờ khai 03/TNDN, mà còn ở sự chuẩn bị kỹ lưỡng một bộ hồ sơ đầy đủ, chặt chẽ, sẵn sàng giải trình cho bất kỳ cuộc thanh tra, kiểm tra nào của cơ quan thuế. “Phòng bệnh hơn chữa bệnh” – việc tổ chức khoa học và lưu trữ đầy đủ chứng từ ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng chục, thậm chí hàng trăm giờ làm việc và tránh được những rủi ro không đáng có. Dưới đây, Glad tax đã xây dựng một checklist toàn diện nhất về các loại sổ sách, chứng từ mà bạn bắt buộc phải có.
Checklist Hồ sơ Quyết toán Thuế TNDN
Hãy coi đây là danh sách kiểm tra cuối cùng trước khi bạn “đóng sổ” một năm tài chính. Hãy đảm bảo bạn đã sắp xếp và lưu trữ đầy đủ các mục sau:
I. Hệ thống Sổ sách Kế toán
Đây là “xương sống” của bộ hồ sơ, phải được in và đóng thành quyển, có ký duyệt đầy đủ.
- [ ] Sổ cái các tài khoản.
- [ ] Sổ chi tiết các tài khoản (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Công nợ phải thu, Phải trả, Hàng tồn kho, Chi phí…).
- [ ] Sổ quỹ tiền mặt và Sổ tiền gửi ngân hàng.
- [ ] Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm.
- [ ] Bảng trích khấu hao Tài sản cố định và Bảng phân bổ Công cụ dụng cụ.
- [ ] Bảng cân đối số phát sinh tài khoản.
- [ ] Báo cáo tài chính năm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính.
II. Hồ sơ pháp lý của Doanh nghiệp
- [ ] Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- [ ] Các giấy phép, chứng chỉ hành nghề (nếu có).
- [ ] Biên bản họp hội đồng thành viên/cổ đông, các quyết định bổ nhiệm…
- [ ] Biên bản góp vốn, giấy tờ chứng minh việc góp vốn.
III. Hồ sơ về Lao động và Tiền lương
Đây là cơ sở để hợp lệ hóa chi phí lương.
- [ ] Hợp đồng lao động của toàn bộ nhân viên.
- [ ] Bảng chấm công hàng tháng.
- [ ] Bảng lương và Bảng thanh toán lương có chữ ký của người lao động.
- [ ] Quy chế tài chính, quy chế lương thưởng của công ty.
- [ ] Hồ sơ đăng ký và chứng từ nộp Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp.
- [ ] Tờ khai quyết toán thuế TNCN và các chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
IV. Hóa đơn, Chứng từ đầu vào
- [ ] Toàn bộ hóa đơn GTGT đầu vào được sắp xếp theo tháng/quý.
- [ ] Các hợp đồng kinh tế đầu vào (hợp đồng mua hàng, thuê văn phòng, thuê xe…).
- [ ] Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng đầu vào.
- [ ] Ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ và các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên.
- [ ] Tờ khai hải quan và chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu (nếu có).
V. Hóa đơn, Chứng từ đầu ra
- [ ] Toàn bộ hóa đơn GTGT đầu ra được sắp xếp theo tháng/quý.
- [ ] Các hợp đồng kinh tế đầu ra.
- [ ] Biên bản bàn giao hàng hóa, biên bản nghiệm thu công việc hoàn thành.
- [ ] Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng.
VI. Hồ sơ về Tài sản cố định (TSCĐ) và Công cụ dụng cụ (CCDC)
- [ ] Hóa đơn, hợp đồng mua sắm TSCĐ, CCDC.
- [ ] Biên bản bàn giao, đưa TSCĐ/CCDC vào sử dụng.
- [ ] Hồ sơ đăng ký phương pháp trích khấu hao.
VII. Hồ sơ về các khoản vay
- [ ] Hợp đồng vay vốn với ngân hàng, tổ chức, cá nhân.
- [ ] Chứng từ thanh toán lãi vay, chứng từ trả nợ gốc.
- [ ] Các hồ sơ liên quan đến giao dịch liên kết (nếu có).
VIII. Hồ sơ Thuế đã nộp
- [ ] Toàn bộ các tờ khai thuế GTGT, TNCN, TNDN tạm tính đã nộp trong năm.
- [ ] Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước cho tất cả các loại thuế.
- [ ] Tờ khai lệ phí môn bài và chứng từ nộp.
Lời khuyên từ Glad tax: Tổ chức là sức mạnh
Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ quyết toán không phải là công việc của những ngày cuối năm, mà là một quá trình tích lũy và tổ chức trong suốt cả năm tài chính.
- Lưu trữ theo từng nghiệp vụ: Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh (ví dụ: một lần mua hàng) nên được kẹp thành một bộ chứng từ đầy đủ (Hợp đồng -> Hóa đơn -> Phiếu nhập kho -> Chứng từ thanh toán).
- Số hóa khi có thể: Scan và lưu trữ các hợp đồng, chứng từ quan trọng trên hệ thống lưu trữ đám mây để dễ dàng truy cập và tránh thất lạc.
- Kiểm tra chéo định kỳ: Mỗi cuối tháng/quý, kế toán nên tự kiểm tra chéo giữa sổ sách và chứng từ gốc để phát hiện và xử lý sai sót kịp thời.
Một bộ hồ sơ đầy đủ, logic và khoa học không chỉ giúp bạn tự tin khi giải trình với cơ quan thuế mà còn là một minh chứng rõ ràng nhất cho sự chuyên nghiệp và minh bạch của doanh nghiệp.
Bạn cảm thấy “ngợp” trước danh sách hồ sơ cần chuẩn bị? Bạn không chắc chắn liệu hệ thống chứng từ của mình đã đủ chặt chẽ hay chưa?
Glad tax cung cấp dịch vụ “Rà soát và hoàn thiện sổ sách kế toán trước quyết toán”, giúp bạn kiểm tra, bổ sung và sắp xếp lại toàn bộ hồ sơ một cách chuyên nghiệp, đảm bảo bạn luôn ở trong tư thế sẵn sàng nhất.
Hãy để chúng tôi san sẻ gánh nặng và mang lại sự an tâm cho bạn. Liên hệ ngay!
Hotline: 0936 788 266
