Xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo quy định mới: khi nào thông báo, khi nào điều chỉnh/thay thế?

Không phòng kế toán nào tránh được hóa đơn sai; khác biệt giữa kế toán giỏi và kế toán vất vả nằm ở việc chọn đúng cách xử lý hóa đơn điện tử lập sai ngay lần đầu. Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC cho chúng ta một cây quyết định rõ ràng — kèm một cải tiến tiết kiệm rất nhiều công sức.

Hai tầng sai sót theo Điều 10 Thông tư 91/2026

Tầng một — sai không trọng yếu (không ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền, tiền thuế, hàng hóa): người bán chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT, không phải lập lại hóa đơn.

Tầng hai — sai nội dung trọng yếu (mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, thuế suất…): người bán được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Điểm mới tiết kiệm công sức: gộp nhiều hóa đơn sai

Được lập 01 hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai của cùng một người mua trong cùng tháng, kèm bảng kê theo Mẫu 01/BK-ĐCTT. Ví dụ: tháng 7 xuất 40 hóa đơn cho một đại lý, cuối tháng phát hiện cả 40 tờ sai mã số thuế; theo cơ chế mới chỉ cần 01 hóa đơn thay thế kèm bảng kê thay vì 40 lần thao tác như trước.

Các tình huống có quy định riêng

Điều 10 quy định cách xử lý riêng cho: điều chỉnh giá trị quyết toán dự án đầu tư, giá bán buôn điện; chiết khấu thương mại theo doanh số; trả lại hàng hóa, dịch vụ; hoàn phí bảo hiểm; khí thiên nhiên thanh toán bằng ngoại tệ quy đổi. Với chứng từ điện tử, nguyên tắc xử lý sai sót áp dụng tương tự (Chương III Thông tư 91). → Xem: Bài 15.

Ví dụ điều chỉnh hay thay thế?

Sai đơn giá làm lệch tiền thuế — chọn điều chỉnh (giữ hóa đơn gốc, xuất hóa đơn ghi chênh lệch) hoặc thay thế (hủy hiệu lực hóa đơn cũ, xuất hóa đơn mới). Kinh nghiệm 20 năm: nếu hai bên đã kê khai kỳ trước thì điều chỉnh thường “êm” hơn cho sổ sách cả hai phía.

Kinh nghiệm Glad Tax: khi tư vấn chọn giữa điều chỉnh và thay thế, chúng tôi luôn khuyên khách hàng cân nhắc trạng thái kê khai của cả hai bên. Nếu hai bên đã kê khai kỳ trước thì phương án điều chỉnh thường “êm” hơn cho sổ sách; nếu sai sót được phát hiện ngay trong kỳ, thay thế lại gọn gàng hơn.

Kế toán cần lưu ý gì?

In cây quyết định “sai gì — làm gì” dán tại bàn nhân viên xuất hóa đơn; chuẩn hóa mẫu văn bản thỏa thuận với người mua.
Gộp xử lý theo tháng và theo người mua để tận dụng cơ chế một hóa đơn cho nhiều sai sót.
Chiết khấu thương mại theo doanh số, hàng bán trả lại có quy định riêng — đừng máy móc áp cơ chế điều chỉnh thông thường.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Hóa đơn sai số điện thoại người mua xử lý thế nào? Sai không trọng yếu — chỉ gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT, không lập lại.

Có được gộp nhiều hóa đơn sai vào một lần xử lý không? Được, cho cùng một người mua trong cùng tháng, kèm bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT.

Sai đơn giá nên điều chỉnh hay thay thế? Được lựa chọn; nếu đã kê khai kỳ trước, điều chỉnh thường thuận hơn cho sổ sách.

Glad Tax đồng hành cùng doanh nghiệp

Glad Tax hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình xử lý hóa đơn sai và đào tạo đội ngũ xuất hóa đơn theo cây quyết định tại Điều 10 Thông tư 91/2026 — giảm thời gian xử lý và hạn chế rủi ro khi thanh kiểm tra.